Was wir anders machen.

Nach mehrjähriger Führungstätigkeit in der Immobilienverwaltungsbranche ist für uns eine Sache offensichtlich: Verwaltungen kranken immer an den gleichen Symptomen! Da im Angestelltenverhältnis die eigenen Änderungsmöglichkeiten begrenzt sind, haben wir uns im April 2020 entschlossen, ein eigenes Unternehmen zu gründen, um die Probleme mit unseren Ideen zu lösen.

Die typischen Probleme von Hausverwaltungen und unsere Antworten darauf:

Ich habe ein Problem und die Hausverwaltung ist (mal wieder) nicht zu erreichen.
Viele Verwaltungen arbeiten mittlerweile mit Zeitfenstern, in denen sie telefonisch verfügbar sein wollen. Selbst innerhalb dieser Zeitfenster jedoch, ist die Erreichbarkeit nur selten gegeben. Zwei Punkte sind hierfür ursächlich: Zum einen gibt es speziell für den Bereich WEG zu wenig Fachpersonal und zum anderen nehmen die Hausverwaltungen schlicht zu viele Aufträge an. Die Kombination aus beidem führt nicht selten dazu, dass ein Mitarbeiter ein viel zu großes Objektportfolio zu verwalten hat, was sich negativ auf die Betreuungsqualität auswirkt.

• Wir bauen daher unseren Verwaltungsbestand mit Bedacht auf. Uns ist es wichtig, die eigenen Grenzen im Blick zu behalten, um den im Vertrag festgelegten Leistungskatalog vollumfänglich erfüllen zu können.
• Wir arbeiten nicht mit festen Sprechzeiten und gehen auch außerhalb der üblichen Bürozeiten ans Telefon. Dadurch vermeiden wir ein geballtes Anrufaufkommen und eine permanent besetzte Leitung. Auch Mails beantworten wir in der Regel noch am selben Tag um einen Bearbeitungsrückstand in Ihrem und unserem Interesse zu vermeiden.

Ich habe jemanden bei der Hausverwaltung erreicht, er kann mir aber nicht weiterhelfen.
Bekommt man jemanden ans Telefon oder gar eine Antwort per Mail, ist diese oftmals ausweichend und wenig verbindlich. Dieses Problem tritt umso häufiger auf, je größer die Verwaltung ist. Als Gründe hierfür sind komplizierte jedoch verwaltungsüblich definierte Zuständigkeiten (bspw. Trennung zwischen Objektbetreuung und Buchhaltung) sowie ständige Mitarbeiterwechsel aufzuführen.

• Nach unserer Überzeugung muss ein Objektverwalter umfassende Entscheidungskompetenzen besitzen und allumfänglich für die WEG zuständig sein. Durch unsere Struktur (drei allein entscheidungsbefugte geschäftsführende Gesellschafter; keine Mitarbeiter) ist ein Zuständigkeits-Chaos ausgeschlossen sowie die Personalkontinuität auch zukünftig gegeben.

Der Handwerker ist angeblich beauftragt, aber niemand meldet sich.
Für viele Verwalter endet die Aufgabenstellung mit dem Schreiben eines Auftrags; dabei ist der Vorgang damit bei Weitem noch nicht abgeschlossen. Der notwendige Informationsfluss an die Gemeinschaft und die Nachverfolgung, ob Dinge auch wirklich erledigt sind, leiden meist unter Zeit- und/oder Motivationsmängeln.

• Wir arbeiten mit einem vorgangsbezogenen System, welches uns erinnert, das Dinge noch nicht erledigt sind und beenden Vorgänge erst dann, wenn die Rechnung bezahlt ist.
• Zudem beziehen wir Sie, wo immer dies möglich und sinnvoll ist, in die Auftragsbearbeitung mit ein und teilen Ihnen zum Beispiel die Kontaktdaten des beauftragten Handwerkers mit.

Wir haben November und ich habe noch immer keine Abrechnung.
Die Erstellung der Jahresabrechnung ist die wahrscheinlich komplizierteste- und zeitaufwändigste Aufgabe im Verwaltungsbereich. Es sind viele Kleinigkeiten zu tun, bis die Abrechnung versandfertig ist. Hier ist es entscheidend, frühzeitig die ersten Schritte zu erledigen. Leider lassen viele Verwalter die Meldung der Zählerstände und der Betriebskosten zu lange liegen. Je später jedoch die Abrechnung im Jahr fertig wird, desto weniger Zeit verbleibt, um mitunter notwendige Korrekturen vorzunehmen. Die Versammlungen können daher meist erst Ende des Jahres stattfinden.

• Hier punkten wir einfach mit Schnelligkeit. Die Zählerstände werden den Versorgern nach Jahreswechsel umgehend mitgeteilt, sodass auch die Versorgerabrechnungen schnellstmöglich vorliegen und die Heizkostenabrechnung ebenfalls ohne Zeitverzug erstellt werden kann. Nach Vorlage ebendieser wird Ihre Wohngeldabrechnung daher bei uns im Regelfall im ersten Halbjahr erstellt.

Den Verwaltervertrag verstehe ich nicht und ich habe auch keine Lust, 15 Seiten zu lesen.
Komplizierte Formulierungen, ausufernde Erklärung der Verwaltertätigkeiten, versteckte Kosten...man findet so einiges Interessantes in den Verwalterverträgen. Dabei ist das Wohnungseigentumsgesetz an sich ein sehr transparentes Gesetz, welches die Beziehung von Verwalter zur Gemeinschaft eindeutig regelt.

• Daher zielt unser schlicht gehaltener Vertragsentwurf auf genau die gesetzlichen Vorgaben ab. Wir unterlassen es, Gesetzespassagen zu wiederholen bzw. zu ergänzen. Darüber hinaus kalkulieren wir unseren Preis so, dass Ihnen als Gemeinschaft keinerlei zusätzliche Kosten entstehen und somit absolute Kostensicherheit besteht.